화상회의(행아웃, 보이스톡, X-Mind) 방법, 화상회의는 이렇게 진행된다! [회의 준비부터 정리까지의 과정 제 2탄]

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 안녕하세요 gyub입니다! 지난 회의 준비 과정 첫 번째 포스팅은 잘 읽으셨나요? 첫 번째 포스팅에서는 회의를 준비하기 전에 원활한 회의 진행을 위한 회의록의 초안을 작성하는 방법을 알려드렸습니다. 물론 한글로도 작성이 가능하지만, 워드가 좀 더 문단의 단계를 조절하기에 편했습니다. 

 

그리고 가장 중요한 부분은 회의를 진행이 원활하게 핵심위주로 작성해야하는 것! 잊지 않으셨죠? 혹시 잊으셨다면 1편 링크를 걸어둘 테니 참고해주세요.

회의록 작성법, 회의 준비과정부터 회의록 정리까지! [회의 준비부터 정리까지의 과정 제 1탄]

 

 두 번째 이야기는 지난번에 말씀드린 대로 회의를 본격적으로 진행함과 동시에 화상회의에 유용한 기능들을 활용해서 회의를 진행하는 법, 그리고 마지막 정리까지 해서 마무리하는 순으로 진행하겠습니다. 

 

그럼 바로 두 번째 포스팅 시작하겠습니다.

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2. 회의 세팅

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화상회의는 회의를 진행할 때 기존과 다르게 몇 가지 프로그램들이 필요합니다.

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(1) 구글 행아웃(Hangouts)

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무료 화상회의 기능이다

 우선 화상회의를 해야하니, 화면을 공유할 기능이 있어야겠죠? 그래서 저희는 '구글 행아웃(Hangouts)'라는 화상회의 서비스를 활용합니다. 우선적으로 무료로 제공이 되며, 저희에게 필요한 pc화면 공유 기능을 제공하기 때문에 활용하고 있습니다. 행아웃에 대한 더 자세한 정보는 '매모리'에서 제가 포스팅을 했으니 참고해주시면 될 것 같습니다!

화상회의, 팀플 회의에 최적화된 무료 프로그램 [구글 행아웃(Hang Outs)]

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(2) 보이스톡, 그룹콜

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굉장히 품질이 많이 좋아졌다

 사실 행아웃 내에서도 음성통화의 기능을 제공하기는 하지만, 노트북의 마이크와 통신 대비 카카오톡에서 제공하는 보이스톡, 그룹콜을 활용하는 것이 유용합니다.

 

 초기에 막 끊기던 모습은 하나도 없고, 지금은 정말 일반 통화와 비슷할 정도로 품질이 좋아졌거든요. 그래서 저희는 회의할 때 행아웃은 화면을 보는 용도로 사용하고, 음성은 그룹콜을 사용 중입니다.

 

다소 난잡한 노트

 마지막으로 회의하면서 제가 빠르게 필기를 해나갈 노트까지 준비하면 하고 나면, 회의 준비는 끝입니다. 그리고 이제 본격적으로 회의를 진행하게 됩니다. (저 노트는 잠시 후 굉장해 집니다.)

 

 

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3. 회의 진행

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회의는 기존에 작성된 회의록의 초안을 중심으로 진행이 됩니다.

 

빠르게 이야기하고 중심문장을 체크하기 좋다

 회의를 진행하면서 저는 [X-Mind(엑스마인드)]라는 마인드맵 프로그램을 사용합니다. 마인드맵은 여러분들이 아시는 것처럼 브레인스토밍을 하기 위한 생각지도 인데요. 회의를 하면서 빠르게 필기를 하지만, 자신의 생각을 간단하게 키워드를 이용해서 보여줄 수 있다면 상대방을 이해시키기 편하겠죠? 

 

 기존 회의장소에서 진행을 했으면 화이트보드에 그려서 바로 설명을 했을 텐데, 화상회의에서는 화이트보드가 존재하지 않고, 그림판을 이용하기에는 마우스로 그리기 너무 불편하니 [X-Mind(엑스마인드)]를 사용합니다.

 

 엑스마인드와 관련된 추가적인 사용방법 및 설명도 제가 '매모리'에 포스팅해두었으니 아래의 링크를 참고해주세요.

마인드맵, 언제까지 손으로 그리고 있을래? 마인드맵 프로그램 [엑스 마인드(XMind)]

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4. 회의 종료 후 정리

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길고 길었던 회의가 끝이 났습니다. 

하지만 아직 할 일이 마무리된 건 아닙니다.

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(1) 회의록 완성하여 공유

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회의가 끝난 필기 노트

 위에서 말한 대로 굉장해지지 않았나요...ㅎㅎ 이렇게 필기한 종이를 깔끔하게 다시 정리해서 맨 처음에 작성해 놓았던 회의록 초안에 더 자세하게 내용을 기입하고 정리해서 완성된 회의록을 정리합니다. 그리고 마지막에는 다음 회의를 준비하기 위한 할 일들도 상세하게 적어 놓아야 합니다.

 

 작성이 완료가 되면 팀원들에게 바로 공유하고 확인을 진행합니다.

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(2) 스케줄 정리

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다시 스케줄을 입력한다

 마지막으로 다시 스케줄을 정리하는 단계로 다시 돌아옵니다. 스케줄은 회의에서 나온 할 일 및 다음 회의 일정과 관련한 업무 일정들을 모두 작성해줍니다.

업무 스케줄러도 작성한다

 마지막으로 업무 스케줄러까지 작성해주고 나면 모든 회의에 대한 정리가 끝이 나게 됩니다.

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 지금까지 회의 준비부터 정리까지의 과정을 모두 알아보았습니다. 이 과정은 제가 학생회 회의를 준비하면서 이렇게 프로세스가 진행되면 좋겠다고 생각해서 지금까지도 그대로 해오고 있는 과정입니다. 

 

 물론 개인마다 회의를 준비하는 과정과 양식, 습관도 모두 다르겠지만, 자신이 준비하는 회의록과 진행방식을 다른 사람들이 쉽게 이해하고 집중할 수 있다면 어느 것이든 모두 정답이고 최고의 회의 진행입니다.

 

 혹시나 제 포스팅에 질문이 있거나, 기획 및 창업 또는 경영과 관련된 다른 지식이나 노하우에 대한 질문이 있으시면 댓글 달아주세요! 제가 유용한 자료를 모아서 포스팅 또는 답글로 성심성의껏 대답해드리겠습니다!