가독성 높은 문서 작성의 기본, 도식화를 활용한 사업계획서 작성법 2탄! (PPT, 한글, 워드 활용)

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 안녕하세요 gyub입니다! 오늘은 지난 포스팅에 이어서 도식화를 활용한 사업계획서를 계속 작성해보도록 할 건데요. 미처 이전 포스팅을 못 보신 분들은 다음의 링크를 참고해주세요!

가독성 높은 문서 작성의 기본, 도식화를 활용한 사업계획서 작성법 1탄! (PPT, 한글, 워드 활용)

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 지난 포스팅에는 도식화의 중요성과 첫 단계인 밑그림 작업의 과정을 소개했었습니다. 이번 포스팅에서는 밑그림 된 그림을 가지고 파워포인트에서 작업한 후에 문서에 넣는 방법 까지를 알아보도록 하겠습니다.

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3. 도식화 작업(2) : PPT를 활용한 밑그림의 구현

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밑그림의 중심축을 우선적으로 파악한다

 먼저 지난 시간에 완성한 밑그림은 다음과 같았습니다. 총 세 분류의 이해관계자들의 중심 축이 있는 것을 확인할 수 있습니다. 이들은 서로 상관관계를 갖고 있으니 내용들을 하나씩 PPT에서 집어넣어서 확인해보겠습니다.

가상의 도식화 입니다

 밑그림과 다르게 도식화는 가상으로 도식화를 해서 예를 들어서 설명해드릴 예정입니다. 일반적인 도매와 소매상 그리고 고객의 관점으로 도식화를 진행해보도록 하겠습니다.

 이해관계자 별로 내용을 나열하니, 한 페이지에 정리는 완벽하게 되었지만, 화살표가 너무 많이 존재하는 느낌입니다. 그리고 각각의 이해관계자가 중복되는 경우가 발생하며, 좀 더 도식화를 진행하면 깔끔해 보일 것 같죠?

 

화려하지 않은 색으로 다시 깔끔하게 만들었다

 중복되는 이해관계자의 아이콘을 최소화시키고, 이해관계자의 내용이 간단 명료하게 전달될 수 있도록 줄였습니다. 또한 이전에 비해서 도식의 크기도 줄여서 사업계획서 내에 포함시킬 때 많은 공간을 차지하지 않도록 했습니다. 화살표의 경우는 정말 필요한 곳에만 사용했으며, 눈에 튀지 않도록 회색을 사용했습니다. 사업계획서는 대부분 흑백으로 인쇄되기 때문에 다양한 색을 사용하는 것보다 회색과 검은색 계열을 사용해 줍니다. 그리고 강조에 있어서는 굵기 조절로 표현합니다. 

 

 기존의 밑그림 상에서 보였던 삼각형 형태의 이해관계자 모양에서 애매한 부분이었던 내용을 어디에 입력하는 가에 대한 고민을 동시에 해결을 한 도식화입니다. 

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< 도식화 및 PPT를 만들 때 잠깐 주의할 점 >

 

"공식적인 문서에 들어가는 PPT 자료나 도식은 기본폰트를 사용하는 것이 좋다"

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 앞으로 도식화를 하거나 PPT를 제작할 때에 주의할 점이 하나 있습니다. 대학생들의 경우는 기존의 팀플 또는 공모전에 제출할 자료를 만들 때에 특색 있거나 콘셉트에 어울리는 폰트를 사용하는 경우가 많습니다. 저 같은 경우에도 디자인이 필요한 PPT의 경우는 다양한 폰트를 활용해서 PPT를 제작하고 있는데요. 

 

 하지만 공적인 자료 또는 기업에 제출하거나 사업계획서에 사용할 도식화나 PPT자료는 기본폰트인 '맑은 고딕'을 사용하는 것을 추천드립니다. 대부분의 제출자료는 보통 PDF로 제출해서 폰트의 문제가 발생하지는 않겠지만, 읽기 전용 파일로 서류를 넘기는 것은 수정이 불가능하기 때문에 불편한 점이 생길 수 있습니다. 

 

 사실 제가 대학교 2학년 때, 수업을 듣다가 교수님이 수업시간에 갑자기 PPT를 만들어서 제출하라 해서 급하게 다양한 폰트를 사용해서 최대한 꾸며서 제출했더니, '너, 나중에 회사 가서 상사한테도 읽기 전용으로 드릴래?'라고 하셔서 그때부터 사업계획서나 정말 공식적인 곳에 제출해야 하는 경우에는 맑은 고딕 폰트를 사용하고 있습니다. 아무튼 사업계획서를 사용할 때는 되도록 '맑은 고딕'! 잊지 말아주세요!

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 다시 본론으로 돌아와서 도식화를 완성했으면 이제 워드에 넣기 위해 저장하겠습니다.

이미지 파일 저장 방법

 [파일] 탭의 [다른 이름으로 저장]을 클릭한 후, 중간의 확장자 형식을 클릭해서 [PNG 형식 (*. png)]를 클릭해서 원하는 장소에 저장하면 끝!

 

 

 

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4. 문서에 이미지만 넣어서는 안 된다

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 이제 사업계획서 양식에다가 도식화를 넣어보겠습니다. 기존의 경우는 이미지 파일만 문서상에서 어울림을 넣어준 채 가운데 정렬을 지켜주면 되었습니다. 하지만 여백의 공간과 이미지의 테두리가 존재하지 않아서 좀 더 깔끔하게 정리해보도록 하겠습니다.

 

테두리를 만들어주는 작업이다

 먼저 테두리를 만들어 줄 건데요! 1*1의 1칸짜리 표를 만들어 준후 표 안에다가 도식을 넣어줍니다. 그러고 나서 도식에서 마우스 우클릭을 한 후에 [개체 속성]에서 [글자처럼 취급(C)]를 체크해 줍니다. 체크를 하고 나서 표 안에 있는 도식을 [가운데 정렬]로 설정해 줍니다.

 

과한 여백은 잘라준다

 PPT를 제작할 때에 과한 여백이 있었기 때문에 우측 상단의 [자르기] 기능을 활용해서 이미지의 여백을 제거해 줍니다.

 

 다음 현재 표의 테두리 색이 진하고, 얇기 때문에 테두리를 변경을 해줄 겁니다. 커서를 표 안에 놓고, 표 전체에 블록을 지정하기 위해 [F5 키]를 한 번 눌러줍니다. 그리고 마우스 우클릭으로 [셀 테두리 배경] 속성에 들어가서 굵기를 0.7mm로 설정하고, 테두리의 색을 회색으로 설정한 뒤에 우측 미리 보기 상단의 [바깥쪽]을 체크해 주면 미리보기 화면으로 바뀐 것을 알 수 있습니다. 확인을 한 후에 [설정] 버튼을 눌러줍니다.

 

훨씬 깔끔해졌다

 테두리가 이렇게 생겨났습니다. 그리고 만약 테두리가 양식 테두리에 너무 붙어있다면, 다시 한번 표의 블록을 지정해주고 [Ctrl + 방향키]를 이용해서 상하 좌우의 너비를 조절해주시면 됩니다. 또한 왼쪽 정렬이 되어있다면 표 자체의 [개체 속성]에 들어가서 [글자처럼 취급]을 다시 설정해주시면 됩니다.

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 이렇게 되면 도식화를 이용해서 사업계획서를 깔끔하게 정리하는 법이 끝이 났습니다. 어떠신가요? 훨씬 있어 보이고 깔끔하게 보이지 않나요? 특별한 기술이 필요한 건 아니지만, 조금 더 세심하게 기존 한글과 PPT의 기능을 활용하면 더 멋진 문서를 작성할 수 있습니다. 멋진 문서를 작성해서 다른 사람들에게 인정받으면 그만큼 또 뿌듯한 일이 없으니까요!

 

 아직 문서 작성의 부분에는 더 다양한 기능들이 존재하지만, 앞으로 기획을 하면서 문서를 사용할 일은 많으니까요! 쭈욱 포스팅을 기대해주시면 감사하겠습니다!

 

지금까지 gyub이었습니다!