회의록 작성법, 회의 준비과정부터 회의록 정리까지! [회의 준비부터 정리까지의 과정 제 1탄]

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 안녕하세요 gyub입니다! 지난번 사업계획서 작성법을 시작으로 본격적인 기획과 관련된 이야기들을 진행하기 시작했는데요. 사업계획서에 대한 감은 조금 잡으셨나요? 아직 익숙하지 않아도 여러 번 작성하다 보면 완벽하게 감이 생기실 겁니다!

 

 오늘은 제가 일하는 과정을 조금 설명해드리려해요. 기획을 맡고 있음과 동시에 운영 및 계획도 동시에 관리하고 있어서, 회의를 주관하고 진행하는 것도 제가 하고 있거든요. 원래 회의는 다 같이 저희 사무실에 모여서 회의를 진행하지만! 요즘은 그렇지 못한 사정으로 인해서 화상회의를 자주 지속적으로 이용 중입니다. 

 

 그래서 이번 포스팅부터 2차례에 걸쳐서 회의를 진행하기 까지 준비하는 과정의 포스팅과 그리고 회의를 진행 중, 진행 후의 과정 이렇게 두 개로 나누어서 진행될 예정이니 많은 기대 부탁드립니다!

 

그럼 지금부터 회의 준비를 한 번 알아볼까요?

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1. 회의안건 작성

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(1) 이전 스케줄 및 할 일 확인

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네이버 스케줄러를 확인

 우선 회의 안건을 미리 작성해 놓기 위한 첫 번째 작업은, 기존에 진행되고 있는 업무들에 대한 일정을 수집합니다. 이전의 스케줄 포스팅에서도 알 수 있듯이 네이버 캘린더를 활용해서 간단히 일정 및 할 일을 확인합니다.

 

스티커 메모는 굉장히 유용하다

 네이버 캘린더의 확인이 완료되면, 바탕화면에 있는 이전 업무와 관련된 메모들을 확인합니다. 저는 '스티커 메모'를 활용해서 할 일들을 다 색깔을 다르게 해서 분류해 놓았는데요. 일하시는 분들이라면 대부분 사용하시겠지만, 혹시나 모르는 분들을 위해서 추후에 따로 유용한 기획자료 부분에 포스팅하겠습니다!

 

회의록의 양식은 자율이다

 그리고 제가 빠뜨린 일정과 할 일이 없었는지 이전에 작성한 회의록을 통해서 다시 한번 체크해 줍니다. 위의 양식이 제가 작성하는 회의록인데, 회의록은 공식적인 회사의 경우에는 '결산안'의 이름으로 형식적인 틀이 있지만, 저 같은 경우에는 팀원들과 제가 최적화해서 알아보기 위한 방법으로 작성을 합니다.

 

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(2) 회의록 파일 초안 작성

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간단히 큰 제목부터 적어 놓는다

 확인이 모두 끝났으면 할 일과 일정에 대한 것들과 머릿속에 있는 것들을 종합하기 위한 회의록의 초안을 작성해봅니다. 확인한 결과 회의에서 진행할 내용은 크게 다음과 같습니다.

 

 우선적으로 세부적인 일을 잡는 것보다 회의를 진행하는데에 있어서 자연스럽게 흐름이 끊기지 않고 진행하는 것이 중요하기 때문에 전체적인 큰 그림을 잡아주는 것이 중요합니다. 쉽게 생각하면, 회의록을 작성하는 것도 하나의 발표 PPT를 만드는 과정과 동일하다고 생각하시면 됩니다. 집중이 흐트러지지 않고 발표를 하는 것처럼 회의도 마찬가지니까요!

 

 그리고 회의의 안건은 가장 먼저 해결해야 할 일부터 우선적으로 작성해야 합니다. 하지만 이전에 앞서 전체적인 내용을 정리해주는 부분도 있으면 좋습니다.

문단을 잘 들여써가며 작성한다

 큰 틀이 모두 완성이 되었다면, 기존에 체크한 회의 안건들을 큰 틀에 맞춰서 세부적으로 넣어줍니다. 세부적으로 작성할 때, 제가 일을 맡은 부분이 있다면 미리 진행 결과를 기입해 놓고, 다른 팀원들의 결과를 빠르게 넣을 수 있도록 양식을 만들어 주는 것도 좋습니다.

 

 세부 내용을 작성할 때는 문단의 단계를 들여써가면서 활용하는 것이 보는 사람에게도 좋습니다. 포함관계를 확인해서 어떠한 큰 주제 안에 속하는지 구분이 가면 회의를 진행하는 사람에 입장에서는 정리가 쉽고, 회의에 참여하는 사람의 입장과 회의록을 읽는 입장에서는 이해가 빠르거든요.

 

저는 한글보다 워드를 선호하는 이유가 문단 들여쓰기 때문도 있습니다. 한글의 경우는 [Ctrl] + [Shift] + [Insert] or [Delete] 키로 사용한 후에 일일이 [Ctrl] + [Num 숫자]를 이용해서 문단을 들여 써줘야 하는데, 워드의 경우는 [Tab] 키 하나로 쉽게 조절이 가능해서 굉장히 편합니다.

 

 

이런 식으로 작성이 완료되면 회의 안건에 대한 회의록 기초 작성은 마무리가 됩니다.

 

 지금까지 첫 단계에 대해서 알아보았는데요! 첫 단계는 회의에 있어서 가장 중요한 틀을 잡고 진행 방향을 설정하는 단계이기 때문에 워드의 작성이 굉장히 중요합니다. 회의를 진행하는 사람이 제대로 회의를 진행하지 못하면 회의 시간도 길어지고 집중력도 떨어지기 때문이죠.

 

 그래서 최대한 핵심에서 벗어나지 않은 채로 결과를 공유하고 피드백을 하는 방향으로 회의록의 초안을 작성하는게 중요합니다!

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다음 포스팅에서는 오늘에 이어서 화상회의의 진행방식과 정리과정까지 포스팅하겠습니다

 

혹시나 궁금하시거나 기획 및 경영, 창업과 관련된 희망 주제가 있으면 포스팅해보도록 하겠습니다!